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Le budget prévisionnel : les fondations d’un événement

Budgéter et prévoir … Prévoir et budgéter. Voilà les deux bases indispensables pour espérer réussir à organiser un événement.

Établir un budget prévisionnel peut être vu comme une corvée mais c’est surtout l’occasion de mettre son événement à plat, de prévoir les dépenses à engager, les recettes espérées et – in fine – d’y trouver un équilibre.

Pour un festival, généralement les dépenses se découpent en 3 grands enveloppes :

  • les frais artistiques (cachets, hébergements, transports, riders …)
  • la production (salaires, scènes, son, lumière, structures d’accueil du public, des bénévoles, frais généraux …)
  • la communication (publicité, affichage, spots radio, télé, communication web …)

Ces éléments peuvent être calculés sur la base d’estimation et de devis auprès de fournisseurs (spécialisés ou non).

Pour les recettes le découpage est assez simple :

  • la billetterie
  • les recettes annexes (merchandising, boissons, restauration)
  • les partenaires (mécènes ou partenaires privées, subventions publiques)

Et là ça se complique.

Comment prévoir sa billetterie ? Elle va dépendre du plateau artistique, du prix du billet, des dates, de la notoriété de l’événement, de la météo (pour les billets vendus sur place). Essayez de définir un prix de billet en phase avec votre public. S’il s’agit d’un public (très) jeune, vous pouvez compter (un peu) sur le porte-monnaie des parents. Pour les 17-25 ans ça se complique : on connait l’état des finances des étudiants et jeunes actifs. Les trentenaires et quadras sont généralement un peu plus à l’aise (attention tout de même aux familles). Enfin les quinquas et au-delà sont souvent bien plus à l’aise et peuvent se permettre une dépense un peu plus conséquente.

Les recettes annexes dépendent bien évidemment de la billetterie : plus il y a de monde, plus vous aurez de chances de générer des recettes annexes. Le calcul d’un panier moyen par festivalier simplifie les estimations. Soyez raisonnable dans le prix de vos consommations, vous n’en vendrez que plus. Et essayez de trouver des articles sympas à mettre dans votre boutique. Tout le monde veut repartir avec un T-shirt du festival ou de son artiste préféré, mais pas forcément à n’importe quel prix ni s’il est de qualité médiocre, ou tout simplement… moche.

Enfin les partenaires vont vous permettre de joindre les deux bouts. Les subventions publiques se font de plus en plus rares, pensez à monter vos dossiers au plus tôt. Les partenaires privés peuvent intervenir à deux niveaux : soit en apportant de l’argent, soit par des biens et des services “en nature” (matériaux, structures, équipements, communication, boisson, nourriture, main d’œuvre…). En contrepartie, ces partenaires vont généralement rechercher de la visibilité : leur nom en grand sur la communication officielle, des lieux dédiés (la scène partenaire 1, le village partenaire , le chapiteau partenaire 3 …). Les possibilités sont innombrables : à vous d’être créatif, dans les limites de ce que vous considérez acceptable pour votre manifestation.

Servez-vous de cette budgétisation pour séduire les partenaires : ils y verront un gage de sérieux et seront plus enclin à vous suivre si vos chiffres sont clairs.

Les dépenses et les recettes doivent être, au minimum, équilibrées, voire générer un excédent qui vous permettra d’envisager l’avenir. Une évidence à respecter : sauf exception, on ne prévoit pas d’emblée d’être déficitaire. C’est une histoire de confiance : les partenaires ne sont pas là pour combler des trous, mais parce qu’il vous font confiance dans la gestion de votre événement.

Reoliñ, en tant que spécialiste des outils web de gestion événementielle, accompagne les festivals et les événements depuis plusieurs années maintenant. N’hésitez pas à nous contacter : contact@reolin.com

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