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Les outils numériques, un second cerveau pour vous épauler et harmoniser vos événements

9/4/2023

L'organisation d'un festival peut s'apparenter, durant les quelques mois de mise en place et d'installation, à une petite société composée de personnes qui ont tous un rôle majeur à jouer. C'est grâce à ces personnes, qui sont des bénévoles, des salariés, des intermittents ou bien encore des prestataires, que cette société peut avancer. Mais tous ce groupe composé doit être productif afin que tous les éléments soient prêts à la date prévues de l'événement.

Être productif, en étant organisé et sans perdre de temps.

Bien communiquer amène à la bonne circulation des informations, ce qui permet une collaboration optimale et qualitative entre tous les acteurs au cœur de nos événements. Il n’y a pas de recette miracle. Seulement des outils miraculeux ! La poussée du digital, qui répond aux besoins humains, ces dernières années a permis de faire monter en puissance notre utilisation des logiciels de productivité dans lesquels toutes nos tâches sont automatisées.

C’est ainsi que Reoliñ se positionne. Une suite de logiciels dédiée aux organisateurs d’événements et de festivals pour accompagner ces derniers dans la gestion de toutes leurs missions.

Pourquoi et comment les outils numériques accompagnent-ils les organisateurs d’événements et de festivals ?

Pour gérer ses équipes et ses missions

Vous devez communiquer avec vos équipes. Vous devez organiser vos équipes. Mais vous devez aussi connaître vos équipes. Ces informations ne peuvent pas être éparpillées partout, et n’importe comment. Il est essentiel que certaines de ces informations soient rassemblées au même endroit et bien rangées. 

Il est nécessaire pour le bon fonctionnement de votre événement et de vos équipes d’avoir une vue globale sur tous les plannings. Qui fait quoi, à quel moment ? Ainsi, il vous sera plus aisé d’organiser l’ensemble de vos intervenants, en ayant toujours connaissance du quoi et du comment. 

Notre solution Reoliñ Equipes possède de nombreuses fonctionnalités qui ont été pensées pour les organisateurs d’événements et de festivals, mais aussi pour tous les intervenants grâce aux années d’expérience des concepteurs du logiciel. 

Pour maîtriser toute sa logistique

Bien sûr, ce n’est pas tout d’avoir bien organisé ses équipes et coordonné puis attribuer les missions. Tout au long de la préparation de votre événement vous avez un flux logistique de marchandises, un flux matériel ou bien encore le flux de l’approvisionnement en consommables. 

Tout ceci doit également être bien organisé et bien pensé. 

Le besoin qui s’exprime par la création de celui-ci, la validation puis l’attribution, doit en toute quiétude pouvoir se transformer en une demande qui est saisie, validée puis préparée avant de devenir une préparation qui sera, elle aussi, validée et réceptionnée. 

Un outil de productivité vous aidera à toujours avoir une vision globale de l’ensemble de vos apports logistiques pour vous apporter toutes les informations dont vous avez rapidement besoin, et s'adapte parfaitement à l’organisation de votre structure.

Reoliñ Deppro, conçue spécifiquement pour répondre à tous ces besoins, se découpe en pôles fonctionnels, activables ou non. Vous avez la possibilité de gérer toute catégorie de matériel, la disponibilité, les caractéristiques techniques et financières, la localisation ainsi que l’entretien du matériel.

Pour piloter l’ensemble de son budget

Évidemment, tout ceci à un coût. Et vous n’avez pas besoin d’être comptable pour gérer l’entièreté de votre budget. Un outil de productivité vous accompagne pour créer et gérer vos enveloppes budgétaires. 

S’il n’y a pas de budget, il n’y a pas d’événement. En comparaison, il s’agit d’établir un business plan afin de prévoir toutes les dépenses et tous les revenus. Il est donc important d’avoir une vue globale de votre budget, qui se divise en enveloppe pour chacun de vos niveaux.

Dans ce sens, Reoliñ Budget propose une interface claire, intuitive et simple d’utilisation dans laquelle chaque responsable gère indépendamment son enveloppe tout en gardant un œil vigilant sur les dépenses et les recettes pour les administrateurs.

Pour assurer la sécurité de votre événement

Un outil numérique n’a pas de limite quand il s’agit d’y ajouter des fonctionnalités. On peut donc lui apporter tout un tas d’options dans le but d’accompagner les tâches confiées aux intervenants spécialisés dans la sécurité de votre événement. 

Ainsi, vous pourrez obtenir un point de vue général sur tous les incidents en temps réel, sous la forme d’une carte, pour localiser les incidents et intervenir le plus rapidement possible. 

Nous ne sommes jamais à l’abri d’un quelconque danger ou d’un imprévu. 

La solution Reoliñ 911 répertorie les moyens d’intervention à disposition sur le site, en fonction de l’incident. Avec une visualisation en temps réel, il peut être couplé à un central d’appel ou bien s’adapter à une organisation décentralisée.

Posséder plusieurs outils c’est aussi développer une interopérabilité entre chaque

Chaque logiciel peut s’utiliser indépendamment et ainsi séparer chaque fonction d’une manière bien distincte. Mais parfois, chacune de ces fonctions a besoin d’être connectée à une autre afin d’utiliser le véritable potentiel de cet appui digital sur toutes les informations et missions nécessaires à l’organisation d’un événement. 

Ainsi, vous ne faites pas qu’obtenir une vue générale sur l’ensemble de vos missions, vous assemblez chaque pièce du puzzle et en faites un outil capable de gérer tout type de catégorie de tâches spécifiques, avec des fonctionnalités très complètes et complémentaires.

Vous pouvez, par exemple, lier votre suivi logistique à votre suivi budgétaire pour synchroniser les bons de commandes émis dans un logiciel pour que l’autre puisse mettre à jour automatiquement les lignes de dépenses. 

Retrouvez toutes les fonctionnalités d’interopérabilité entre les logiciels Reoliñ.

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